Objectives et résultat

En tant que membre clé de l’équipe de coordination régionale, le titulaire du poste devra :

• s’assurer que la gestion des finances régionales, la gestion des RH et administration soient conformes aux politiques et aux lignes directrices du Siege COOPI et aux lois locales ;
• s’assurer que la qualité du programme soit conforme aux normes organisationnelles ;
• appui les processus d’achat, de commerce et des financements des programmes, en gérant les propositions de financement et les rapports pour les bailleurs en temps utile et précis.

Responsabilités

Budget

• Collaborer à de nouveaux budgets de projets, tout en respectant la planification et la durabilité de la Coordination Régionale.

Gestion des projets

• Au début du projet, on reçoit le plan d’achat du Chef du Projet par l’Administrateur Pays: vérifier la pertinence par rapport au budget et aux procédures nécessaires, après télécharger sur le database interne.
• Demander les Coûts Italie des pays de compétence de la part du siège de Milan et les transmettre à l’Administrateur Pays.
• Assurer le suivi du développement du plan d’achat.
• Garantir une adhérence constante entre la comptabilité du projet et celle du pays, en vérifiant la cohérence entre les comptabilités et les autres documents internes.
• Vérifier et suit les subventions à recevoir.

Sélection et formation

• Participer à la phase de sélection par les entretiens, les tests et les évaluation finales.
• Assurer l’évaluation des Administrateur Pays et Projets à la fin du contrat.

Bilan

• Vérifier que les données fournis par les pays soient correctes et complètes pour le bilan et leur transmission au siège.

Reporting

• Planification et monitorage des temps de réalisation des rapports à présenter au Siege et à l’étranger dans les Pays sous la Coordination.
• Vérification et approbation des rapports intermédiaires ou finals réalisés au niveau local.
• Finalisation et approbation des rapports finals qui doivent être transmis par le Siege.
• Compilation rapprochement des comptes bancaires.
• Support aux audit réalisés par la siège des Pays concernés.
• Vérification et analyse de rapprochement des comptes bancaires.

Coordination

• Fournir un support à la préparation budgétaire annuel des Pays.
• Planifier le budget régional et son monitorage de façon périodique.
• Supporter l’organisation du travail des Administrateurs Pays en fournissant les indications (priorité, modalité) du travail.
• Assurer la solidité financière de la Coordination Régionale.
• Vérifier la solidité financière, les pourcentages administratives et les contingents monétaires.
• Préparer et vérifier les compte-rendu administratif demandés par le Siege.
• Vérifier un suivi actif et régulier des aspects financiers de chaque pays concernés.
• S’occuper de la mise à jour pour l’élaboration des fiches budget.

Profil du candidat

Essentiels

• Formation universitaire en Administration, Administration des Affaires, Finances, Gestion des organismes sans but lucratif et Gestion des affaires ;
• Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle pertinente ;
• Au moins trois ans d’expérience démontrée dans le domaine de l’aide internationale et du développement dans des pays africains, se trouvant dans une situation similaire ;
• Maîtrise des procédures des principaux Bailleurs (ex. EU, ECHO, les Agences UN) ;
• Excellent niveau de communication oral et écrit, d’aptitudes à la négociation, de compétences multitâches et grands de l’organisation ;
• Expérience de liaison avec les autorités gouvernementales/locales, les OI et les ONG ;
• Excellente connaissance de la langue française et de la langue italienne ; bonne connaissance de l’anglais ;
• Excellente connaissance du paquet MS office.

Compétences transversales

• Capacité démontrée de travail en équipe ;
• Capacité démontrée de travailler dans des environnements stressants et sous pression.

Atouts

• Précédente expérience dans une mission de COOPI ;
• Expérience de travail dans des environnements sujets aux conflits ;
• Expérience en matière de logistique, d’approvisionnement et de sécurité ;
• Expérience dans la gestion du personnel.